Hausgeldabrechnung prüfen: Aufbau, Fehler, Steuer

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Einmal im Jahr bekommt jeder Wohnungseigentümer seine Hausgeldabrechnung: die Abrechnung über das vergangene Jahr, aus der eine Nachzahlung oder ein Guthaben folgt. Viele Eigentümer überfliegen sie nur. Dabei lassen sich Fehler nach der Versammlung kaum noch korrigieren. Dieser Artikel zeigt, wie die Abrechnung aufgebaut ist, wie Sie sie in sieben Schritten prüfen und was Vermieter für die Betriebskostenabrechnung und alle Eigentümer für die Steuer daraus brauchen.

Was die Hausgeldabrechnung ist

Rechtlich heißt sie Jahresabrechnung. Nach § 28 Abs. 2 WEG stellt der Verwalter nach Ablauf des Kalenderjahres eine Abrechnung über den Wirtschaftsplan auf, die auch die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben enthält. Die Eigentümer beschließen dann über die Einforderung von Nachschüssen oder die Anpassung der beschlossenen Vorschüsse.

Beschlossen wird also nicht über jede Zahl der Abrechnung, sondern über ihr Ergebnis je Wohnung: was nachzuzahlen ist oder zurückfließt. Zusätzlich muss der Verwalter einen Vermögensbericht erstellen, der den Stand der Rücklagen und das wesentliche Gemeinschaftsvermögen zeigt, und ihn jedem Eigentümer zur Verfügung stellen (§ 28 Abs. 4 WEG).

So ist sie aufgebaut

Wer die Teile kennt, findet Fehler schneller. Zu einer vollständigen Abrechnung gehören:

  • die Gesamtabrechnung: alle Einnahmen und Ausgaben des Hauses im Kalenderjahr
  • die Einzelabrechnung je Wohnung: jede Kostenposition mit Umlageschlüssel und Anteil
  • den Abgleich: beschlossene Vorschüsse, tatsächlich gezahlte Vorschüsse und das Ergebnis
  • die Entwicklung der Erhaltungsrücklage: Anfangsstand, Zuführungen, Entnahmen, Endstand
  • daneben, als eigenes Dokument, der Vermögensbericht

In sieben Schritten prüfen

Nehmen Sie sich dafür eine Stunde, die Abrechnung des Vorjahres und Ihre Kontoauszüge.

  • Zeitraum: Die Abrechnung umfasst genau ein Kalenderjahr.
  • Eigene Zahlungen: Stimmen die als gezahlt verbuchten Vorschüsse mit Ihren Kontoauszügen überein?
  • Miteigentumsanteil: Ist Ihr Anteil so eingesetzt, wie er im Grundbuch steht?
  • Umlageschlüssel: Wird jede Position nach dem Schlüssel verteilt, der vereinbart oder beschlossen ist?
  • Plausibilität: Welche Positionen weichen stark vom Vorjahr ab, und gibt es dafür einen Grund?
  • Rechenwerk: Ergeben alle Einzelabrechnungen zusammen wieder die Gesamtabrechnung?
  • Rücklage: Sind Entnahmen durch einen Beschluss gedeckt, und stimmt der Endstand mit dem Vermögensbericht überein?

Wenn etwas nicht stimmt

Jeder Eigentümer kann Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen, also auch in die Belege (§ 18 Abs. 4 WEG). Klären Sie Fragen am besten vor der Versammlung mit dem Verwalter. Ein Fehler, der vor dem Beschluss korrigiert wird, kostet niemanden etwas.

Wird ein fehlerhafter Beschluss trotzdem gefasst, bleibt die Anfechtungsklage: zu erheben innerhalb eines Monats, zu begründen innerhalb von zwei Monaten nach der Beschlussfassung (§ 45 WEG). Bis ein Gericht ihn aufhebt, gilt der Beschluss, und nach Ablauf der Frist bleibt es dabei, auch wenn er fehlerhaft war (§ 23 Abs. 4 WEG) — außer er ist nichtig, weil er gegen eine Vorschrift verstößt, auf die nicht verzichtet werden kann. Ob sich eine Klage lohnt, besprechen Sie mit einem Anwalt für Wohnungseigentumsrecht.

Für Vermieter: was an den Mieter weitergeht

Die Hausgeldabrechnung ist keine Betriebskostenabrechnung. Vermieter müssen daraus die umlagefähigen Betriebskosten herausziehen. Nicht umlagefähig sind nach § 1 Abs. 2 der Betriebskostenverordnung insbesondere Verwaltungskosten sowie Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten. Auch die Zuführung zur Erhaltungsrücklage gehört nicht in die Betriebskostenabrechnung.

Achten Sie auf die Frist: Die Betriebskostenabrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen, sonst sind Nachforderungen in der Regel ausgeschlossen (§ 556 Abs. 3 BGB). Kommt die Hausgeldabrechnung spät, wird es knapp.

Für die Steuer

Selbstnutzer können für haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistungen, die die Gemeinschaft bezahlt hat, eine Steuerermäßigung nach § 35a EStG beantragen: 20 % der Arbeitskosten, höchstens 4.000 € für Dienstleistungen wie Hausreinigung oder Winterdienst und höchstens 1.200 € für Handwerkerleistungen. Begünstigt sind nur die Arbeitskosten, nicht das Material. Ihr Anteil daran muss sich aus der Abrechnung oder einer gesonderten Bescheinigung ergeben.

Vermieter setzen ihren Anteil an den Kosten stattdessen als Werbungskosten an; § 35a EStG gilt für sie nicht. Eine Ausnahme betrifft die Erhaltungsrücklage: Zahlungen in die Rücklage sind erst in dem Jahr Werbungskosten, in dem die Gemeinschaft das Geld für Erhaltungsmaßnahmen ausgibt. Das hat der Bundesfinanzhof auch für das reformierte WEG bestätigt (Urteil vom 14. Januar 2025, IX R 19/24). Für den Einzelfall ist eine Steuerberatung der richtige Ansprechpartner.

Bei einem Eigentümerwechsel

Gegenüber der Gemeinschaft kommt es in der Regel darauf an, wer Eigentümer ist, wenn die Zahlung fällig wird. Eine Nachzahlung aus der Jahresabrechnung entsteht erst durch den Beschluss. Wurde die Wohnung im Laufe des Jahres verkauft, trifft sie deshalb oft den Käufer, obwohl ein Teil des Jahres auf den Verkäufer entfällt. Wie sich beide untereinander ausgleichen, regelt der Kaufvertrag — dort sollte es ausdrücklich stehen.

Häufige Fragen

Bis wann muss die Hausgeldabrechnung vorliegen?
Das WEG nennt keine feste Frist, die Abrechnung ist nach Ablauf des Kalenderjahres aufzustellen. Üblich ist die erste Jahreshälfte, auch weil vermietende Eigentümer sie für die Betriebskostenabrechnung ihrer Mieter brauchen.
Wann muss ich eine Nachzahlung leisten?
Zu dem Zeitpunkt, den die Eigentümer im Beschluss festlegen; nach § 28 Abs. 3 WEG können sie beschließen, wann Forderungen fällig werden und wie sie zu erfüllen sind. Nennt der Beschluss keinen Termin, ist die Nachzahlung grundsätzlich sofort fällig.
Kann ich die Belege einsehen?
Ja. Jeder Eigentümer kann nach § 18 Abs. 4 WEG Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen, dazu gehören Rechnungen, Verträge und Kontoauszüge der Gemeinschaft.
Darf ich die Rücklage meinem Mieter in Rechnung stellen?
Nein. Die Zuführung zur Erhaltungsrücklage dient der Instandhaltung des Gebäudes und gehört nicht zu den umlagefähigen Betriebskosten.

Dieser Artikel gibt praktische Hinweise und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.

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