WEG-Jahresabrechnung selbst erstellen: Schritt für Schritt

Was die Jahresabrechnung leisten muss

Nach § 28 Abs. 2 WEG stellt der Verwalter nach Ablauf des Kalenderjahres eine Abrechnung über den Wirtschaftsplan auf. Die Eigentümer beschließen anschließend über die Abrechnungsspitze, also über die Differenz zwischen den gezahlten Vorschüssen und den tatsächlichen Kosten. Seit der WEG-Reform 2020 ist nicht mehr die gesamte Abrechnung Gegenstand des Beschlusses, sondern nur noch diese Nachschüsse und Guthaben.

Inhaltlich muss die Abrechnung drei Dinge leisten: alle Einnahmen und Ausgaben des Jahres vollständig darstellen, die Kosten nach dem geltenden Verteilungsschlüssel auf die Einheiten umlegen und für jede Einheit den Saldo aus Vorschüssen und Kostenanteil ausweisen.

Schritt 1: Alle Einnahmen erfassen

Die Einnahmen der Gemeinschaft bestehen im Wesentlichen aus dem Hausgeld, das jede Einheit monatlich zahlt, sowie aus Sonderumlagen. Notieren Sie pro Einheit, welche Monate tatsächlich bezahlt wurden. Offene Beträge gehören nicht zu den Einnahmen, sondern erscheinen als Rückstand.

In der Praxis scheitern viele Abrechnungen an dieser Stelle, weil Zahlungseingänge nur im Kontoauszug stehen und nie einer Einheit zugeordnet wurden. Führen Sie deshalb eine laufende Zahlungsübersicht pro Einheit und Monat.

Schritt 2: Ausgaben sammeln und Umlageschlüssel zuordnen

Jede Ausgabe des Hauses erhält einen Umlageschlüssel. Der Schlüssel legt fest, wie die Kosten auf die Einheiten verteilt werden. Üblich sind die Verteilung nach Miteigentumsanteilen, zu gleichen Teilen, nach Verbrauch oder nach Wohnfläche.

Typische Ausgabeposten einer WEG:

• Gebäudeversicherung und Haftpflicht
• Wasser und Abwasser (nach Verbrauch)
• Strom für Treppenhaus und Außenanlagen
• Müllabfuhr, Straßenreinigung, Winterdienst
• Hausmeister, Reinigung, Gartenpflege
• Instandhaltung und Reparaturen
• Zuführung zur Erhaltungsrücklage

Schritt 3: Kosten auf die Einheiten verteilen

Ein Beispiel: Die Gebäudeversicherung kostet 2.400 € und wird nach Miteigentumsanteilen verteilt. Eine Wohnung mit 150 von 1.000 Anteilen trägt 15 Prozent, also 360 €. Die Wasserkosten von 3.000 € werden nach Verbrauch verteilt. Hat die Wohnung 45 von insgesamt 300 Kubikmetern verbraucht, entfallen 450 € auf sie.

Diese Rechnung wiederholen Sie für jede Ausgabe und jede Einheit. Bei zehn Einheiten und dreißig Ausgabeposten sind das dreihundert einzelne Rechenschritte. Genau hier lohnt sich Software, die den Schlüssel einmal pro Ausgabe kennt und die Verteilung automatisch übernimmt.

Schritt 4: Saldo pro Einheit bilden und beschließen

Für jede Einheit stellen Sie die gezahlten Vorschüsse dem Kostenanteil gegenüber. Liegt der Kostenanteil höher, ergibt sich eine Nachzahlung. Liegt er niedriger, erhält der Eigentümer ein Guthaben. Die Summe aller Nachzahlungen und Guthaben muss der Differenz zwischen Gesamteinnahmen und Gesamtausgaben entsprechen. Stimmt das nicht, ist ein Fehler in der Verteilung.

Die Einzelabrechnungen legen Sie den Eigentümern vor der Versammlung vor. Dort wird über die Nachschüsse und Guthaben beschlossen. Erst mit diesem Beschluss werden die Beträge fällig.

Checkliste vor dem Versand

Prüfen Sie vor der Versammlung diese Punkte:

• Alle Kontobewegungen des Jahres sind erfasst, Anfangs- und Endbestand stimmen mit dem Kontoauszug überein.
• Jede Ausgabe hat einen Umlageschlüssel, der dem Beschluss oder der Teilungserklärung entspricht.
• Die Wasserzählerstände aller Einheiten liegen vor und sind plausibel.
• Die Summe der Einzelabrechnungen entspricht der Gesamtabrechnung.
• Die Erhaltungsrücklage ist gesondert ausgewiesen.

Häufige Fragen

Bis wann muss die Jahresabrechnung vorliegen?

Das Gesetz nennt keine feste Frist. Üblich und von Gerichten als angemessen angesehen sind drei bis sechs Monate nach Ende des Wirtschaftsjahres.

Darf ein Eigentümer die Abrechnung erstellen?

Ja. In einer selbstverwalteten WEG übernimmt ein Eigentümer die Verwalteraufgaben, dazu gehört die Abrechnung. Wichtig ist, dass die Zahlen nachvollziehbar und mit Belegen prüfbar sind.

Was passiert, wenn die Abrechnung Fehler enthält?

Eigentümer können den Beschluss über die Abrechnungsspitze innerhalb eines Monats anfechten. Kleinere Fehler lassen sich durch eine korrigierte Abrechnung und einen neuen Beschluss beheben.